Khi thực hiện một số thủ tục về xuất nhập cảnh, cư trú tại Việt Nam, người nước ngoài, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bảo lãnh có thể phải sử dụng giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn hoặc các giấy tờ công khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp để chứng minh quan hệ thân nhân và các thông tin liên quan.
Từ ngày 11/9/2026, Nghị định số 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 của Chính phủ hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) chính thức có hiệu lực, tạo thuận lợi hơn cho việc sử dụng giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước.
Theo quy định mới, giấy tờ công do quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam cấp, sau khi được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp chứng nhận Apostille hợp lệ, được tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Tính đến ngày 11/9/2026, Công ước Apostille được áp dụng trong quan hệ giữa Việt Nam và 125 quốc gia thành viên. Tuy nhiên, người dân và người nước ngoài cần lưu ý không phải mọi quốc gia đã tham gia Công ước đều đương nhiên có quan hệ áp dụng với Việt Nam.
Hiện nay, Cộng hòa Liên bang Đức, Cộng hòa Áo và Cộng hòa Séc đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước nên Công ước Apostille không có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam với các quốc gia này. Đối với giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và các nước nêu trên, việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tiếp tục được thực hiện theo quy định, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định pháp luật có liên quan.
Đối với Vương quốc Thái Lan, Công ước Apostille có hiệu lực từ ngày 28/2/2027; trước thời điểm này, giấy tờ công giữa Việt Nam và Thái Lan vẫn thực hiện theo quy định hiện hành về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn.
Ảnh minh họa
Người nước ngoài và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cũng cần lưu ý, chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ; không xác nhận nội dung của giấy tờ.
Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam khi tiếp nhận vẫn xem xét giấy tờ theo quy định pháp luật và yêu cầu của thủ tục hành chính cụ thể; trường hợp cần thiết có thể thực hiện xác minh tính xác thực của giấy tờ.
Đối với giấy tờ đã được cấp chứng nhận Apostille nhưng không lập bằng tiếng Việt, người sử dụng vẫn phải dịch ra tiếng Việt; bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Chứng nhận Apostille chỉ thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trong phạm vi Công ước, không thay thế các điều kiện, thành phần hồ sơ khác của thủ tục đề nghị cấp thị thực, thẻ tạm trú, gia hạn tạm trú hoặc các thủ tục xuất nhập cảnh, cư trú có liên quan.
Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh Lạng Sơn khuyến cáo người nước ngoài, cơ quan, tổ chức và cá nhân bảo lãnh trước khi nộp hồ sơ cần kiểm tra quốc gia, vùng lãnh thổ nơi giấy tờ được cấp có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam hay không; đồng thời đối chiếu đầy đủ yêu cầu của từng thủ tục để chuẩn bị giấy tờ đúng quy định, hạn chế việc phải bổ sung, hoàn thiện hồ sơ nhiều lần.
Lan Anh – Phòng Quản lý xuất nhập cảnh