Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm các quy định về bảo mật. Chỉ một sơ suất trong quá trình đóng gói, vận chuyển hoặc giao nhận cũng có thể dẫn đến nguy cơ lộ, mất bí mật nhà nước.
Theo Nghị định số 63/2026/NĐ-CP của Chính phủ, việc vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, bảo đảm an toàn trong từng khâu.
Đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khi gửi đi, việc làm bì hoặc đóng gói phải được thực hiện riêng, sử dụng vật liệu phù hợp, bảo đảm độ bền, khó thấm nước và không nhìn xuyên qua được. Quá trình đóng gói phải bảo đảm tài liệu không bị hư hỏng, không để người không có trách nhiệm tiếp cận nội dung bên trong.
Ngoài bì phải thể hiện dấu chỉ độ mật tương ứng với mức độ mật cao nhất của tài liệu, vật chứa bên trong. Trường hợp gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết phải có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
Ảnh minh họa: Nghị định số 63/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Trong quá trình giao nhận, bên giao và bên nhận phải thực hiện đúng quy định về đăng ký, chuyển giao và ký nhận tài liệu. Việc kiểm tra không chỉ dừng lại ở sổ sách mà phải đối chiếu số lượng, kiểm tra thực tế tình trạng bì, gói trước khi tiếp nhận.
Nếu phát hiện thiếu tài liệu hoặc sai sót trong quá trình đóng gói, phải yêu cầu xử lý, bổ sung trước khi ký nhận. Trường hợp phát hiện phong bì có dấu hiệu bị bóc mở, tài liệu bị tráo đổi, thất lạc hoặc hư hỏng, các bên liên quan phải lập biên bản, báo cáo người có thẩm quyền và thông báo cho bên gửi để phối hợp giải quyết.
Đối với tài liệu gửi đích danh, người tiếp nhận có trách nhiệm chuyển đúng người được ghi trên phong bì. Không được tự ý mở tài liệu có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Ngay cả đối với tài liệu có yêu cầu khẩn, việc chuyển giao vẫn phải tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo mật.
Bảo vệ bí mật nhà nước không chỉ là trách nhiệm của người trực tiếp soạn thảo, quản lý tài liệu mà còn là trách nhiệm của những cá nhân tham gia quá trình tiếp nhận, vận chuyển và giao nhận.
Vì vậy, mỗi cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ liên quan cần nắm vững quy định, kiểm tra kỹ trước khi tiếp nhận, giao phát; bảo đảm đúng người, đúng địa chỉ, đúng quy trình và kịp thời báo cáo khi phát hiện dấu hiệu bất thường.
Thực hiện nghiêm các quy định trong từng khâu là yêu cầu quan trọng nhằm phòng ngừa nguy cơ lộ, mất bí mật nhà nước trong hoạt động bưu chính./.
Kiều Nga – Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ và Ngoại tuyến