1. Tiếp tục triển khai thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020 và Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (dưới đây viết tắt là Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg); ngày 31/12/2015, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quyết định số 4109/QĐ-BKHCN về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia, trong đó có Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để thay thế Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

 

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 nêu các yêu cầu để một tổ chức đáp ứng các yêu cầu đó thì tổ chức, cơ quan, đơn vị có thể cung cấp sản phẩm/dịch vụ hành chính công đảm bảo sự hài lòng khách hàng; đồng thời, liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm/dịch vụ hành chính công. Mục tiêu áp dụng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với cơ quan hành chính nhà nước nhằm tăng hiệu quả giải quyết công việc nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực; giảm thời gian giải quyết công việc, giải quyết thủ tục hành chính; rõ ràng, minh bạch, đơn giản về thủ tục hành chính; giúp vận hành cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” hiệu quả hơn. Ngoài ra, thông qua áp dụng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 còn giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị quản lý có hiệu quả công việc; cán bộ, công chức còn dễ dàng thực hiện công việc, rút kinh nghiệm dưới dạng quy trình, hồ sơ - chuẩn hóa quy trình làm việc.

 

 

ISO 9001:2015 là phiên bản lần thứ 5 của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001. So với Tiêu chuẩn ISO 9001:2008, TCVN ISO 9001:2015 có một số thay đổi cơ bản sau:

 

 

Trong lần sửa đổi này, sự khác biệt lớn nhất giữa tiêu chuẩn cũ và mới là cấu trúc. Nếu như Phiên bản TCVN ISO 9001:2008 có năm phần chính (từ điều khoản 4 đến điều khoản 8) và dựa trên 8 nguyên tắc quản lý chất lượng, Phiên bản TCVN ISO 9001:2015 mới có bảy phần chính (từ điều khoản 4 đến điều khoản 10) và dựa trên 7 nguyên tắc quản lý chất lượng; trong đó đã loại bỏ nguyên tắc quản lý hệ thống so với phiên bản cũ vì chính bản thân việc xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001 đã là hiện thân của nguyên tắc này.

 

Trong tiêu chuẩn mới đưa vào một trong những điểm mới đó là tư duy dựa trên rủi ro, do đó không còn đề cập đến yêu cầu “Hành động phòng ngừa” như ở tiêu chuẩn cũ. Cách tiếp cận này giúp cho một cơ quan, tổ chức dễ dàng áp dụng nhiều tiêu chuẩn, vì các tiêu chuẩn này chia sẻ các yêu cầu cơ bản giống nhau. Phiên bản TCVN ISO 9001:2015 đưa một số khái niệm mới, yêu cầu mới được sử dụng trong tiêu chuẩn, chẳng hạn như tri thức của tổ chức; tư duy dựa trên rủi ro, quyết định dựa trên chứng cứ...

 

 

Không giống như tiêu chuẩn cũ, tiêu chuẩn mới mong muốn cơ quan, tổ chức hiểu bối cảnh của cơ quan, tổ chức mình trước khi thiết lập Hệ thống quản lý chất lượng. Điều này có nghĩa rằng tiêu chuẩn muốn cơ quan, tổ chức xem xét các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến mục đích, định hướng chiến lược và suy nghĩ về ảnh hưởng mà các vấn đề này có thể có đối với Hệ thống quản lý chất lượng và kết quả cơ quan, tổ chức dự định đạt được. Do đó, cơ quan, tổ chức cần phải hiểu môi trường bên ngoài, văn hóa, giá trị, kết quả thực hiện và các bên liên quan của cơ quan, tổ chức trước khi triển khai Hệ thống quản lý chất lượng. Khi cơ quan, tổ chức hiểu được tất cả những điều trên, cơ quan, tổ chức dự kiến ​​sẽ sử dụng hiểu biết sâu sắc đó để xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng và những thách thức phải đối phó.

 

 

Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cũng đã loại bỏ cách phân biệt tồn tại rất lâu giữa tài liệu và hồ sơ và bây giờ chúng được xác định chung là “thông tin dạng văn bản”. Theo định nghĩa của ISO, thuật ngữ “thông tin dạng văn bản” đề cập đến thông tin phải được kiểm soát và duy trì. Vì vậy, bất cứ khi nào TCVN ISO 9001:2015 sử dụng cụm từ “thông tin dạng văn bản”, ngụ ý là tổ chức kiểm soát và duy trì thông tin và các phương tiện hỗ trợ.

 

 

Trong Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, tư duy dựa trên rủi ro luôn được ngầm định trong tiêu chuẩn. Theo quan điểm này, ISO 9001 đã luôn luôn dự đoán và ngăn ngừa những sai lỗi thông qua suy nghĩ dựa trên rủi ro. Đó là lý do tại sao cơ quan, tổ chức đào tạo nhân viên, tại sao cơ quan, tổ chức lập kế hoạch làm việc, tại sao cơ quan, tổ chức phân công vai trò và trách nhiệm, tại sao cơ quan, tổ chức xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng của các kết quả, tại sao cơ quan, tổ chức đánh giá và xem xét các hoạt động và lý do tại sao cơ quan, tổ chức theo dõi, đo lường và kiểm soát các quá trình. Cơ quan, tổ chức làm những việc này bởi vì muốn ngăn ngừa những sai lỗi. Cơ quan, tổ chức làm bởi vì cố gắng để quản lý rủi ro. Vì vậy, nếu cơ quan, tổ chức nghĩ về tư duy dựa trên rủi ro theo cách này, tư duy này luôn luôn là một phần đã có của ISO 9001. Trước đây cách tư duy này là tiềm ẩn; bây giờ là rõ ràng. Vì vậy, Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 mong muốn ​​cơ quan, tổ chức xác định và giải quyết các rủi ro mà có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp các sản phẩm, dịch vụ phù hợp và đáp ứng khách hàng. Tiêu chuẩn mới mong muốn tổ chức xác định và giải quyết các cơ hội có thể nâng cao khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp và đáp ứng khách hàng. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cũng mong muốn cơ quan, tổ chức xác định rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Hệ thống quản lý chất lượng hoặc làm gián đoạn hoạt động của họ và cũng mong muốn cơ quan, tổ chức xác định các hành động để hướng đến những rủi ro và cơ hội này. Bên cạnh đó, Tiêu chuẩn cũng mong muốn cơ quan, tổ chức phác thảo cách thức đưa các hành động này thành một phần của các quá trình trong Hệ thống quản lý chất lượng và cách thức tổ chức áp dụng, kiểm soát, đánh giá và xem xét tính hiệu quả của các hành động và các quá trình này. Trong khi “suy nghĩ dựa trên rủi ro” hiện nay là một phần thiết yếu của tiêu chuẩn mới, Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 không thực sự mong đợi cơ quan, tổ chức thực hiện quá trình quản lý rủi ro một cách hình thức và cũng không mong đợi cơ quan, tổ chức chỉ lập tài liệu phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro.

 

 

Nhiệm vụ và trách nhiệm quản lý mà trước đây giao cho một người nào đó gọi là (Đại diện lãnh đạo) thì nay vai trò Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện sự tham gia nhiều hơn vào hệ thống quản lý mà không giao phó cho một người như trước đây và trong hệ thống thì có thể phân công trách nhiệm từng nội dung công việc cụ thể cho một người hoặc nhiều người.

 

Bên cạnh đó, trong Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 các quy định về sản phẩm dịch vụ, kết quả đầu ra, yêu cầu và loại trừ... cũng có rất nhiều thay đổi so với tiêu chuẩn cũ.

 

2. Thông qua việc xây dựng và áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đã giúp đổi mới phương pháp làm việc một cách khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp trên cơ sở tuân thủ pháp luật và những quy định đặc thù của ngành Công an; qua đó, nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực thi nhiệm vụ của cơ quan Công an các cấp nhằm đáp ứng yêu cầu giải quyết các công việc và cải cách hành chính. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức, doanh nghiệp và công dân đã được các đơn vị chú trọng và thực hiện hiệu quả. Các thủ tục hành chính liên quan được công khai, minh bạch, giúp tổ chức, doanh nghiệp và công dân chủ động hơn trong việc thực hiện quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Đồng thời, việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhà nước về an ninh, trật tự cũng đã giúp lãnh đạo Công an các cấp kiểm soát được toàn bộ quá trình tiếp nhận và từng khâu, từng bước giải quyết thủ tục hành chính của cán bộ, chiến sĩ thuộc quyền, hạn chế và từng bước khắc phục được những tiêu cực, quan liêu, lãng phí trong quá trình thực thi công vụ của cơ quan Công an các cấp; từ đó, tăng cường, nâng cao nhận thức, thái độ phục vụ, ý thức trách nhiệm trong việc đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của công dân, tổ chức đối với việc giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Bộ Công an.

 

Căn cứ quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg và trên cơ sở Quyết định số 4109/QĐ-BKHCN ngày 31/12/2015 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; Bộ trưởng Bộ Công an đã ký Quyết định số 2483/QĐ-BCA-V03 ngày 10/4/2019 ban hành Kế hoạch triển khai xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trong Công an nhân dân. Thực hiện nhiệm vụ được lãnh đạo Bộ giao, Cục Pháp chế và cải cách hành chính, tư pháp đã chủ động xây dựng Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong Công an nhân dân gửi xin ý kiến đánh giá của Bộ Khoa học và Công nghệ theo quy định. Tiếp thu ý kiến tham gia của Bộ Khoa học và Công nghệ, căn cứ vào thực tiễn công tác Công an, Cục Pháp chế và cải cách hành chính, tư pháp đã báo cáo đề xuất lãnh đạo Bộ ký Quyết định số 5885/QĐ-BCA-V03 ngày 02/8/2019 ban hành Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong Công an nhân dân.

 

Ngành Công an có tính đặc thù, tổ chức theo ngành dọc; tự xây dựng, áp dụng và tự công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 mà không thuê các tổ chức tư vấn xây dựng, chứng nhận độc lập đánh giá. Do đó, thực hiện theo Kế hoạch của Bộ và trên cơ sở Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, các đơn vị cần chú ý một số vấn đề sau trong quá trình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng:

 

Thứ nhất, đối với các đơn vị chưa hoàn thành xây dựng, áp dụng và công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ theo quy trình sau:

 

a) Khảo sát, đánh giá thực trạng và xác định phạm vi để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong giải quyết thủ tục hành chính theo thẩm quyền cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp;

 

b) Lập, phê duyệt kế hoạch xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theoTiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO 9001:2015;

 

c) Tiến hành xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng: Căn cứ Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong Công an nhân dân, Công an các đơn vị, địa phương xây dựng hệ thống văn bản, tài liệu và các quy trình xử lý công việc hợp lý để thực hiện hiệu quả việc giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức;

 

d) Áp dụng trên thực tế hệ thống văn bản, tài liệu và quy trình sau khi được lãnh đạo Công an tỉnh phê duyệt;

 

đ) Thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục các điểm không phù hợp;

 

e) Tham mưu tiến hành xem xét của lãnh đạo, hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng, bảo đảm phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, quy định của pháp luật và thực tế tại đơn vị, địa bàn;

 

g) Tham mưu lãnh đạo Công an tỉnh xác nhận hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng;

 

h) Hoàn thiện hồ sơ, tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng, gửi Cục Pháp chế và cải cách hành chính, tư pháp đánh giá độc lập và thẩm định.

 

Thứ hai, đối với các đơn vị đã công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008, căn cứ Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong Công an nhân dân, tiến hành chuyển đổi các quy trình và hoàn thiện tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể sau:

 

a) Đánh giá thực trạng tình hình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng của đơn vị so với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015;

 

b) Lập, phê duyệt kế hoạch chuyển đổi để áp dụng phiên bản Tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO 9001:2015;

 

c) Xây dựng, cập nhật Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015: (1) Chuyển đổi, hiệu chỉnh hệ thống tài liệu, quy trình theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 để đảm bảo phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; (2) Xây dựng mở rộng các quy trình mới theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; (3) Xây dựng mở rộng các quy trình mới cho các thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý về an ninh, trật tự được chuẩn hóa, ban hành theo các quyết định của Bộ trưởng Bộ Công an.

 

d) Áp dụng trên thực tế Hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng, cập nhật theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 sau khi được lãnh đạo Công an tỉnh phê duyệt;

 

đ) Thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục các điểm không phù hợp và tiến hành xem xét của lãnh đạo, hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng;

 

e) Tham mưu lãnh đạo Công an tỉnh xác nhận hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015;

 

g) Hoàn thiện hồ sơ, tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng gửi Cục Pháp chế và cải cách hành chính, tư pháp đánh giá độc lập và thẩm định.

 

Thứ ba, theo chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, trong quá trình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, Công an các đơn vị không thuê các tổ chức chứng nhận độc lập đánh giá (chứng nhận, giám sát, điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng, chứng nhận lại). Các đơn vị cần phối hợp chặt chẽ với phòng Tham mưu trong quá trình xây dựng, công bố, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015. Trường hợp đặc biệt, các đơn vị báo cáo Công an tỉnh (qua phòng Tham mưu) để xem xét, hướng dẫn./.