Hiện nay, việc nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến mang lại nhiều thuận tiện, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân. Tuy nhiên, qua công tác tiếp nhận và xử lý, Phòng Quản lý xuất nhập cảnh ghi nhận vẫn còn nhiều trường hợp hồ sơ bị tạm dừng hoặc yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa do công dân mắc phải các lỗi phổ biến.
Để hồ sơ của công dân được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, tránh phải đi lại hoặc chỉnh sửa nhiều lần, dưới đây là chi tiết các lỗi thường gặp và hướng dẫn cách khắc phục cụ thể:
1. Ảnh chân dung không đúng quy định
Mô tả lỗi: Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hệ thống tự động từ chối hồ sơ. Nguyên nhân chủ yếu do công dân tự chụp bằng điện thoại (camera trước) hoặc chưa tìm hiểu kỹ các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với ảnh hộ chiếu.
Cách khắc phục: Để đảm bảo chất lượng ảnh đạt chuẩn và đúng quy định, khuyến cáo quý công dân nên đến các cơ sở chụp ảnh chuyên nghiệp. Ảnh chân dung tải lên hệ thống bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:
- Quy cách ảnh: Kích thước 4x6 cm, phông nền màu trắng, chất lượng rõ nét, dung lượng đúng quy định.
- Tư thế & Trang phục: Trang phục lịch sự, môi khép, mắt nhìn thẳng, lộ rõ 2 tai và 2 chân mày (không để tóc che tai hoặc che chân mày).
- Phụ kiện: Không mang kính râm/kính màu, không trang điểm quá đậm.
- Yêu cầu kỹ thuật: Tuyệt đối không dùng phần mềm chỉnh sửa (làm mịn da, bóp mặt, dùng bộ lọc AI) và không tự chụp bằng camera trước (selfie).
2. Khai sai hoặc thiếu thông tin tại “Mục 14. Nội dung đề nghị”
Mô tả lỗi: Nhiều trường hợp công dân chọn sai trường thông tin do không kiểm tra kỹ lịch sử cấp/sử dụng hộ chiếu của bản thân (chưa từng được cấp, đã từng được cấp nhưng còn hạn hay hết hạn,...).
Cách khắc phục: Công dân cần kiểm tra kỹ thông tin và thực hiện theo đúng từng trường hợp cụ thể sau:
• Đối với trường hợp hộ chiếu còn hạn nhưng bị mất: Công dân khai báo đầy đủ thông tin trên hệ thống và tải lên mục “Thành phần hồ sơ” Đơn trình báo mất hộ chiếu (Mẫu TK05 ban hành kèm theo Thông tư 69/2026/TT-BCA). Trong đơn cần ghi đầy đủ các trường thông tin, hộ chiếu bị mất đã sử dụng để xuất nhập cảnh hay chưa, có được đóng dấu đầy đủ hay không? Thời gian, địa điểm và hoàn cảnh xảy ra việc mất hộ chiếu.
• Đối với trường hợp hộ chiếu sắp hết hạn, hư hỏng hoặc hết trang: Công dân nộp hoặc gửi lại hộ chiếu cũ còn hạn về Phòng Quản lý xuất nhập cảnh – Công an tỉnh Lạng Sơn (Địa chỉ: Số 32 đường Trần Hưng Đạo, phường Lương Văn Tri, tỉnh Lạng Sơn) để xử lý. Nếu hộ chiếu bị hư hỏng, công dân cần viết thêm Đơn trình bày ghi rõ lý do, hoàn cảnh bị hư hỏng và tải lên mục “Thành phần hồ sơ”.
• Đối với trường hợp hộ chiếu cũ có Visa còn hạn: Tại mục “Chi tiết nội dung đề nghị”, công dân điền thêm nội dung ghi chú: “Hộ chiếu cũ có Visa còn hạn tại trang tại trang số... đề nghị bị trú hộ chiếu cũ lên hộ chiếu mới để tiếp tục sử dụng Visa khi được cấp hộ chiếu mới”.
• Đối với trường hợp có thay đổi thông tin nhân thân so với hộ chiếu cũ: Công dân điền rõ thông tin thay đổi tại mục nội dung đề nghị, đồng thời tải kèm Đơn trình bày và các tài liệu, giấy tờ pháp lý thể hiện việc đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thay đổi thông tin lên mục “Thành phần hồ sơ”.
3. Ảnh chân dung không khớp với dữ liệu dân cư / Căn cước công dân (CCCD)
Nguyên nhân phổ biến: Hệ thống xử lý hộ chiếu không đối soát được dữ liệu sinh trắc học do các nguyên nhân chính sau:
- Thay đổi ngoại hình: Tăng hoặc giảm cân quá nhiều, trang điểm quá đậm hoặc thực hiện phẫu thuật thẩm mỹ làm thay đổi diện mạo so với thời điểm chụp ảnh CCCD.
- Lạm dụng phần mềm chỉnh ảnh: Sử dụng các ứng dụng, phần mềm bóp mặt, chỉnh nét, làm mịn da quá mức khiến hệ thống đối soát tự động không nhận diện được.
- Sai quy chuẩn kỹ thuật: Ảnh không đúng chuẩn 4x6 cm, tỷ lệ khuôn mặt không chiếm 70–80% khung hình hoặc sử dụng ảnh đã chụp quá 6 tháng.
Cách xử lý: Công dân xử lý theo các hướng sau:
• Đến đối soát trực tiếp: Mang theo thẻ CCCD đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh – Công an tỉnh Lạng Sơn để cán bộ kiểm tra, đối chiếu và hướng dẫn chụp lại ảnh chuẩn theo quy định.
• Đối với công dân ở xa: Công dân có thể liên hệ Phòng Quản lý xuất nhập cảnh tại địa phương nơi đang cư trú để được hỗ trợ xin hủy hồ sơ cũ và nộp lại hồ sơ mới.
• Trường hợp phẫu thuật thẩm mỹ làm thay đổi hoàn toàn nhận dạng: Công dân bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp đổi lại thẻ Căn cước/CCCD mới cập nhật diện mạo hiện tại trước khi nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu.
Công dân vui lòng kiểm tra kỹ các thông tin và tài liệu trước khi gửi hồ sơ trực tuyến để quá trình giải quyết thủ tục được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng!
Quốc Anh
Phòng Quản lý xuất nhập cảnh